System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD – wdrażanie, obieg i archiwizacja dokumentów
Termin: 16 grudnia 2024
09:00-13:00
Szkolenie Online
Cel:
Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD
Adresaci:
Szkolenie skierowane jest do: pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Prowadzący:
Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.
W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz kilkoma jednostkami samorządowymi. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie.
Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej i przedsiębiorstwach. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Program szkolenia
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
3) Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
4) Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne
II. Obieg dokumentacji w systemie EZD
1) Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
2) System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
3) Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
4) EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
5) Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
6) Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje
III. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych.
a) rejestracja wpływów
b) odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
c) wprowadzanie metadanych
d) realizacja dekretacji
e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
f) obsługa korespondencji wychodzącej
2) Zadania komórek merytorycznych
a) pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
b) zakładanie spraw
c) prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej
3) Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej
4) Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD
IV. Archiwum Zakładowe w systemie EZD.
1) Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
2) Przejmowanie zawartości składów
3) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
4) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
5) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
Sposób realizacji szkoleń online:
- Szkolenie jest realizowane w formie on-line. Uczestnik przebywa w swoim miejscu pracy/zamieszkania.
- Trener prowadzi zajęcia „na żywo” – uczestnicy widzą go i słyszą, mogą zadawać pytania poprzez czat. Szkolący udostępnia swój ekran z materiałami szkoleniowymi.
- Do uczestnictwa w szkoleniu wystarczy dostęp do urządzenia podłączonego do Internetu, mikrofon / głośniki i wygodny fotel.
- Platforma, na której odbywa się szkolenie jest dostępna przez przeglądarkę internetową. Dzień przed szkoleniem na podany adres e-mail zostanie przesłany link z dostępem do wirtualnego pokoju konferencyjnego. Należy w niego kliknąć, żeby przy jego pomocy móc połączyć się z trenerem oraz innymi uczestnikami szkolenia.
- Materiały szkoleniowe oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia otrzymają Państwo mailowo.
Załączniki
Cena: 459 zł /osoba (zw. z Vat)
Cena zawiera:
- udział 1 osoby w szkoleniu on-line
- materiały szkoleniowe przekazane w wersji elektronicznej
- certyfikat ukończenia szkolenia
Zgłoszenia prosimy nadsyłać do
12 grudnia 2024 do godz. 15:00
Płatności za szkolenie należy dokonać na podstawie otrzymanej faktury (przekazywanej w dniu szkolenia) w ciągu 7 dni przelewem.
Nie wymagamy płatności przed szkoleniem.
W przypadku potwierdzenia lub odwołania szkolenia wszyscy uczestnicy zapisani na szkolenie zostaną o tym poinformowani drogą telefoniczną, najpóźniej na dzień przed szkoleniem.
W przypadku rezygnacji ze szkolenia w terminie krótszym niż 3 dni robocze przed datą jego rozpoczęcia, uczestnik będzie zobowiązany do pokrycia całości kosztów szkolenia.
Potrzebują Państwo pomocy lub bardziej szczegółowych informacji? Prosimy o kontakt pod nr. tel. +48 731 856 330 lub +48 534 520 202 lub e-mail szkolenia@szkoleniaimpuls.pl.
Mogą Państwo zapisać sie na szkolenie używając naszego formularza poniżej.
Wszystkie pola oznaczone gwiazdką * muszą być wypełnione.
731 856 330 lub 534 520 202
biuro@szkoleniaimpuls.pl
Poniedziałek - Piątek 8:00 - 16:00