Szkolenie online - Aktualizacja instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w związku z wdrażaniem EZD i e-Doręczeń

Program szkolenia

W trakcie szkolenia zostaną:

- wskazane konkretne miejsca w instrukcji kancelaryjnej i wykazie akt, w których powinny/mogą być dokonane zmiany,

- przedstawione przykładowe rozwiązania kancelaryjne przygotowane w formie wzorów do wykorzystania,

- omówione skutki konkretnych uregulowań/zapisów na obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej,

- zidentyfikowanie i przeanalizowane kluczowe punkty w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD

- Wskazane strategiczne momenty w procesie gromadzenia i wytwarzania dokumentów oraz oszacowane ryzyka z nimi związane

1. Ewolucja pojęć kancelaryjno-archiwalnych – przegląd słowniczka z instrukcji kancelaryjnej pod kątem nowych definicji np. dekretacja automatyczną, uproszczona, zastępcza; komórka merytoryczną i organizacyjna, skrzynka doręczeń, składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych, itp.

2. Wskazanie osób odpowiedzialnych za przestrzeganie zapisów instrukcji kancelaryjnej (pracownicy podmiotu, kierownicy komórek, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, kierownik jednostki organizacyjnej) i formalne określenie ich obowiązków.

3. Konkretny opis czynności kancelaryjnych wykonywanych w systemie EZD oraz w systemach dziedzinowym i tradycyjnym (prowadzenie rejestrów, zakładanie spraw i ich prowadzenie, dekretacja, akceptacja, generowanie i tworzenie raportów, gromadzenie dokumentów elektronicznych tradycyjnych oraz odwzorowań cyfrowych które mają znaczenie dla przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw).

4. Weryfikacja zasad przyjmowania, rejestrowania i rozdzielania przesyłek wpływających, pod kątem osób uprawnionych i roli punktu kancelaryjnego.

5. Wykonywanie odwzorowań cyfrowych (minimalne wymagania techniczne, ograniczenia dla wykonania pełnych odwzorowań) oraz status skanów w zarządzaniu dokumentacją.

6. Podpis elektroniczny oraz jego weryfikacja (raport z weryfikacji, ważność podpisu elektronicznego).

7. Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych (ilość składów, obsługa, kwalifikacja archiwalna, opis i ewidencja, porządkowanie).

8. Dekretowanie a rozdział przesyłek przez osoby uprawnione.

9. Znak sprawy - konstrukcja, rozbudowa, uzupełnienie, zmiana.

10. Akceptacja i podpisywanie przesyłek wysyłanych elektronicznie i tradycyjnie dla spraw papierowych i elektronicznych.

11. Wysyłanie przesyłek nieelektronicznie za pośrednictwem operatora pocztowego, elektronicznie (ESP, PURDE, skrzynka poczty elektronicznej), hybrydowo (PUH), bezpośrednio adresatowi.

12. Postępowanie z dokumentacją przy reorganizacji jednostki lub komórki, w sytuacji zakończenia świadczenia pracy przez pracownika lub przeniesienia do innej komórki organizacyjnej.

13. Dyskusja

Sposób realizacji szkoleń online:

• Szkolenie jest realizowane w formie on-line. Uczestnik przebywa w swoim miejscu pracy/zamieszkania.
• Trener prowadzi zajęcia „na żywo” – uczestnicy widzą go i słyszą, mogą zadawać pytania poprzez czat. Szkolący udostępnia swój ekran z materiałami szkoleniowymi.
• Do uczestnictwa w szkoleniu wystarczy dostęp do urządzenia podłączonego do Internetu, mikrofon / głośniki i wygodny fotel.
• Platforma, na której odbywa się szkolenie jest dostępna przez przeglądarkę internetową. Dzień przed szkoleniem na podany adres e-mail zostanie przesłany link z dostępem do wirtualnego pokoju konferencyjnego. Należy w niego kliknąć, żeby przy jego pomocy móc połączyć się z trenerem oraz innymi uczestnikami szkolenia.
• Materiały szkoleniowe oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia otrzymają Państwo mailowo.

Załączniki