Dokumentacja pracownicza w 2019 r. po zmianach – warsztaty dla praktyków

Kategoria
Szkolenia
Termin
poniedziałek, 25 luty 2019 10:00 - 15:00
Miejsce
Rzeszów, Grein Hotel ⋆⋆⋆, al. T. Rejtana 1 (bezpłatny parking)
Telefon
+48 731 856 330 lub +48 534 520 202
E-mail
Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Cel
Zdobycie wiedzy w przedmiocie wchodzących w życie z dniem 01.01.2019 r. zmian dotyczących dokumentacji pracowniczej, m.in. skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowych obowiązków informacyjnych, możliwości prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, zmiany przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, projektu nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ze szczególnym uwzględnieniem zmian w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy
Adresaci
Osoby, które na co dzień prowadzą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, pracownicy działów kadr, personalnych, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, kadra kierownicza.
Prowadzący
radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, doświadczony trener, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, autor publikacji i współorganizator konferencji z prawa pracy, absolwent kierunków prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Cena
330 zł (zawiera materiały szkoleniowe, lunch w restauracji hotelowej, przerwę kawową)
Rabaty
Rabat 15 zł dla drugiej i każdej kolejnej osoby z tej samej Instytucji
Zgłoszenia do
21.02.2019r.

Program


I. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

 

1. Nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy oraz jej elementy wyszczególnione w nowych przepisach wykonawczych. 

2. Wymagania dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

3. Okres przechowywania nowej i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej - studium przypadków.

4. Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy.

5. Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - studium przypadków.

6. Zmiana postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej - z papierowej na elektroniczną.

7. Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.

8. Zasady wydawania pracownikowi kopii całej lub części dokumentacji pracowniczej - wzór wniosku pracownika.

9. Katalog osób uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika.

10. Modyfikacja katalogu wykroczeń związanych z dokumentacją pracowniczą.

 

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

 

  • Które z wytwarzanych przez pracodawcę dokumentów wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów?
  • Jakie praktyczne znaczenie mają nowe przymioty odnoszące się do dokumentacji pracowniczej - poufności, integralności, kompletności oraz dostępności?
  • W jaki sposób zmodyfikować treść wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy stosownie do nowych regulacji odnoszących się do dokumentacji pracowniczej?
  • W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek, a kiedy nie powinien kontynuować prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika?
  • W jakich w przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracownicza dłużej niż 10 lat?
  • Jak pogodzić różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej z ponownym nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracownikiem po wejściu w życie zmian?
  • Które z nowych przepisów stosuje się do dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
  • W stosunku do których pracowników pracodawca będzie musiał spełnić obowiązek informacyjny w zakresie dokumentacji pracowniczej przy ustaniu stosunku pracy?
  • Czy wymaganą przepisami informację można umieścić w świadectwie pracy?
  • W jakim terminie oraz w jakiej formie pracodawca będzie musiał wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej?

 

II. Prowadzenie akt osobowych pracownika po zmianach.

 

1. Analiza katalogu dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych po zmianach z podziałem na części - A,B,C,D.

2. Odpisy i kopie dokumentów - analiza poszczególnych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w kontekście możliwych form przechowywania.

3. Zasady tworzenia podkategorii poszczególnych części akt osobowych np. B1, B2, B3 - przykładowe podkategorie i dokumenty w nich umieszczane.

4. Informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru po upływie okresu przechowywania oraz przy zmianie jej postaci.

5. Dostosowanie dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed zmianami do nowych przepisów - termin, sposób numerowania, korekta wykazu dokumentów, dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. a dotychczas nieprzechowywane w aktach osobowych.

6. Miejsce przechowywania dokumentów niewymienionych explicite w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, dokumentu potwierdzającego złożenie ślubowania pracownika samorządowego, dokumentów potwierdzających okres pracy w gospodarstwie rolnym wliczanego do stażu pracy.

7. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej.

 

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

 

  • Czy pracodawca ma obowiązek wyodrębnić w aktach osobowych część D, nawet jeśli pracodawca nie przechowuje w niej żadnego dokumentu?
  • Czy istnieje konieczność dostosowania do nowych zasad prowadzenia akt osobowych pracowników, którzy już nie pozostają w zatrudnieniu?
  • Czy przewidziano okres na dostosowanie dotychczas prowadzonych akt osobowych do nowych przepisów?
  • Czy dokumenty, które po zmianach nie są już wyszczególnione w aktach osobowych należy usunąć z akt, a jeśli tak to gdzie je przechowywać?
  • Jakie nowe dokumenty są przewidziane w aktach osobowych oraz w jaki sposób je umieścić w aktach z zachowaniem chronologii, jeśli już dawno zostały wytworzone?
  • Czy inspektor pracy może nałożyć grzywnę za niedostosowanie akt osobowych do nowych przepisów albo błędy przy ich prowadzeniu?
  • Które skierowania i badania lekarskie wstępne należy przechowywać w części A akt osobowych, a które w części B akt osobowych?
  • Co zrobić, jeśli w trakcie dostosowywania akt osobowych kadrowiec „natknie się” na dokumenty zawierające dane, które kiedyś zostały legalnie pozyskane, a obecnie ich przetwarzanie budzi wątpliwości?
  • Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonanie kopii akt osobowych prowadzonych od kilkunastu lat?
  • Czy po zmianach nadal można żądać wypełnienia kwestionariuszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika pomimo, iż nie są przewidziane w przepisach wykonawczych?

 

III. Dokumentacja związana z czasem pracy po zmianach.

 

1. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów.

2. Nowe elementy, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy.

3. Elementy wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych. 

4. Postać, w których pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy.

5. Ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.

6. Dokumentacja związana ze świadczeniem przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.

7. Harmonogramy czasu pracy - zasady tworzenia, przekazywania pracownikom, okres przechowywania.

 

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

 

  • Jakie nowe informacje należy umieszczać w ewidencji czasu pracy?
  • Na jaki okres tworzyć ewidencję czasu pracy oraz jak długo należy ją przechowywać?
  • Komu należy sporządzać harmonogram czasu pracy ?
  • Na jaki okres należy tworzyć harmonogram czasu pracy i jak długo należy go przechowywać?
  • Czy dopuszczalne jest prowadzenie i przechowywanie części dokumentacji związanej z czasem pracy np. ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a części np. wniosków o wyjście prywatne w postaci papierowej?
  • Czy po zmianach nadal można prowadzić książkę wyjść prywatnych jako jedynej dokumentacji z tym związanej?
  • Gdzie należy przechowywać wnioski pracownika o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem?
  • Co należy rozumieć poprzez dostosowanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w tym dotychczasowych kart ewidencji czasu pracy do nowych przepisów?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy w dniu wejścia w życie przepisów prowadzona jest karta ewidencji czasu pracy na dotychczasowych zasadach?
  • Czy pracownik ma prawo uzyskać kopię karty ewidencji czasu pracy wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?

 

IV. Wypłacanie wynagrodzenia za pracę po zmianach w 2019 r.

 

1. Oświadczenie pracownika dotyczące numeru konta do wypłaty wynagrodzenia.

2. Modyfikacja zasad wypłacania wynagrodzenia w układzie zbiorowym, regulaminie pracy oraz tzw. informacji podstawowej.

3. Obowiązek informacyjny w stosunku do pracowników otrzymujących dotychczas wynagrodzenie do rąk własnych - treść informacji, możliwy sposób jej przekazania.

4. Postępowanie pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik nie wskaże numeru rachunku bankowego oraz nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk.

5. Częściowa wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika oraz do rąk pracownika. 

 

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

 

  • Na jakim etapie oraz w jakiej formie uzyskać od pracownika numer rachunku płatniczego do wypłaty wynagrodzenia?
  • Gdzie powinno być przechowywane oświadczenie pracownika w zakresie numeru rachunku płatniczego ?
  • Czy w związku ze zmianą podstawowej formy wypłaty wynagrodzenia pracodawca ma obowiązek odebrać od pracowników dotychczas otrzymujących wynagrodzenie na rachunek płatniczy dodatkowe oświadczenia?
  • Od kiedy i w jaki sposób zmodyfikować wewnątrzzakładowe prawo pracy oraz tzw. informację podstawową w zakresie zasad wypłaty wynagrodzenia?
  • Jakie obowiązki ma pracodawca, który dotychczas wypłacał niektórym pracownikom wynagrodzenie do rąk własnych?
  • Gdzie przechowywać dokumentację związaną z realizacją powyższych obowiązków?
  • Jak jest różnica pomiędzy formą a postacią - pisemną lub elektroniczną wniosku lub oświadczenia?
  • Jak powinien się zachować pracodawca, którego pracownik nie zrealizował na czas obowiązków, jakie nakładają na niego przepisy prawa?
  • Czy wniosek pracownika o częściową wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych a częściową na wskazany rachunek płatniczy jest dla pracodawcy wiążący?

 

Ponadto:

 

Indywidualne konsultacje z wykładowcą.

 

 

 
 

Wspierane przez iCagenda

Najbliższe Szkolenia

Pn Wt Śr Cz Pt So N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
19
23
24
26
© 2017 Instytut Szkoleń Impuls.