Szkolenie online - Jak przygotować archiwum samorządowe i państwowe do kontroli lub audytu pod względem zasad przyjmowania, przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji?

Program szkolenia

1. Kilka słów o różnicy między archiwum zakładowym i składnicą akt oraz zasadach i terminologii archiwalnej.
2. Jak zorganizować i przygotować działalność archiwum zgodnie z przepisami prawa. Jakie wymagania formalne dla archiwów wynikają z prawa archiwalnego i jakie są ich konsekwencje dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych ich nie spełnienia.
3. Nadzór nad dokumentacją i prawo do przeprowadzania kontroli archiwów przez archiwa państwowe.
4. Podział zadań i kompetencji w podmiocie i ich wpływ na zarządzanie dokumentacją.
5. Rodzaje dokumentacji współczesnej i różnice w jej prowadzeniu i przechowywaniu.
6. Cele i zadania archiwum/składnicy.
7. Prawa i obowiązki personelu archiwum ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgodnie z przepisami.
8. Dostęp do pomieszczeń archiwum. Zabezpieczenie pomieszczeń przed osobami trzecimi, siła wyższą i zdarzeniami nagłymi.
9. Proces przejmowania dokumentacji do archiwum instytucji.
10. Wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenie dokumentacji.
11. Szacowanie ryzyk w prowadzeniu archiwum – metody szacowania.
12. Gromadzenie i układ dokumentacji w magazynach archiwalnych. Co powinno się znaleźć w archiwum, czego nie wolno już przechowywać, a czego nie wolno przejmować do magazynów archiwalnych.
13. Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji.
14. Zasady i warunki przeprowadzania kontroli ze szczególnym uwzględnieniem trybu zdalnego. Co należy i można sprawdzić w zakresie bezpośredniej, osobistej kontroli w pomiocie kontrolowanym a co w trybie zdalnym.
15. Uprawnienia i obowiązki kontrolerów i podmiotu kontrolowanego.
16. Najczęściej stwierdzane uchybienia w prawidłowym przyjmowaniu, przechowywaniu i zabezpieczeniu dokumentów archiwalnych.
17. Przyjęcie protokołu kontroli, uzgadnianie.
18. Wystąpienie pokontrolne.
19. Realizacja zaleceń pokontrolnych.
20. Odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji archiwalnej niezgodnie z przepisami archiwalnymi, zasadami bhp i ppoż.

Sposób realizacji szkoleń online:

• Szkolenie jest realizowane w formie on-line. Uczestnik przebywa w swoim miejscu pracy/zamieszkania.
• Trener prowadzi zajęcia „na żywo” – uczestnicy widzą go i słyszą, mogą zadawać pytania poprzez czat. Szkolący udostępnia swój ekran z materiałami szkoleniowymi.
• Do uczestnictwa w szkoleniu wystarczy dostęp do urządzenia podłączonego do Internetu, mikrofon / głośniki i wygodny fotel.
• Platforma, na której odbywa się szkolenie jest dostępna przez przeglądarkę internetową. Dzień przed szkoleniem na podany adres e-mail zostanie przesłany link z dostępem do wirtualnego pokoju konferencyjnego. Należy w niego kliknąć, żeby przy jego pomocy móc połączyć się z trenerem oraz innymi uczestnikami szkolenia.
• Materiały szkoleniowe oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia otrzymają Państwo mailowo.

Załączniki